Nezaplacené faktury po splatnosti jsou noční můra každého OSVČ — práce je hotová, ale peníze nikde. Ruční hlídání, kdo ještě nezaplatil, a psaní upomínek „na koleni“ přitom zaberou čas a jsou nepříjemné. V tomto návodu si ukážeme, jak ve Fakturujsi.cz nastavit automatické upomínky, aby odcházely samy podle splatnosti, a jak z nich udělat vícestupňové upomínkové workflow (dunning) s eskalací — abyste se o pohledávky po splatnosti už nemuseli starat ručně.
Ve zkratce: V nastavení zapnete upomínky a určíte, kolik dní po splatnosti se má odeslat první, druhá a třetí upomínka (výchozí 3, 7 a 14 dní). Systém pak faktury po splatnosti hlídá za vás a upomínky rozesílá automaticky. Jakmile klient zaplatí a platba se spáruje, upomínky se samy zastaví. Odesílání vyžaduje nastaveného e-mailového odesílatele.
Proč vůbec upomínat
Většina opožděných plateb není zlý úmysl, ale zapomnětlivost — faktura zapadne v e-mailu nebo v hromadě jiných dokladů. Včasná, slušná upomínka většinou stačí. Klíčové je, aby chodila automaticky a včas: čím dřív po splatnosti klient dostane připomenutí, tím dřív zpravidla zaplatí — a vy nemusíte hlídat kalendář ani řešit nepříjemné „urgování“ ručně.
Dva režimy: jednorázové upomínky vs. dunning
Fakturujsi.cz nabízí dvě úrovně upomínání — zvolíte podle toho, jak důkladně chcete pohledávky řešit:
| Režim | Jak funguje |
|---|---|
| Upomínky | Jednorázové připomenutí po splatnosti — typicky 1., 2. a 3. upomínka v nastavených dnech (výchozí 3, 7 a 14 dní). Odesílají se e-mailem. |
| Dunning (workflow) | Plnohodnotné vícestupňové upomínkání s eskalací. Nastavíte sekvenci kroků a každý krok může odeslat e-mail, SMS nebo webhook. |
Pro běžnou fakturaci OSVČ stačí jednorázové upomínky. Dunning oceníte, pokud máte hodně klientů nebo chcete odstupňovat tón (přívětivá připomínka → důraznější druhá → výzva před dalšími kroky) a kombinovat kanály.
Jak nastavit automatické upomínky krok za krokem
- Nastavte e-mailového odesílatele. Upomínky se posílají e-mailem, takže bez nastaveného e-mailového provideru odesílání nefunguje. Nastavíte ho jednou v nastavení organizace.
- Zapněte upomínky v sekci Nastavení → Upomínky.
- Určete dny po splatnosti pro 1., 2. a 3. upomínku. Výchozí hodnoty jsou 3, 7 a 14 dní; klidně si je upravte podle své praxe.
- Hotovo — dál to běží samo. Systém každý den projde faktury po splatnosti a rozešle upomínky, které jsou na řadě. Nemusíte nic spouštět ručně.
Upomínky se po zaplacení samy zastaví
Nemusíte se bát, že klientovi přijde upomínka na fakturu, kterou už zaplatil. Fakturujsi.cz páruje příchozí bankovní platby s fakturami: když variabilní symbol i částka jednoznačně sedí, faktura se automaticky označí jako zaplacená a další upomínky se pro ni už neodešlou. Upomínání a párování plateb tak jdou ruku v ruce — víc o tom v článku Fakturace na autopilota.
Praktický příklad: upomínky pro grafika na volné noze
Ilustrativní příklad
Tomáš je grafik a fakturuje se splatností 14 dní. V nastavení zapne upomínky a nechá výchozí schéma: 1. upomínka 3 dny po splatnosti, 2. po 7 dnech, 3. po 14 dnech.
Klientovi faktura zapadla. Tři dny po splatnosti mu automaticky dorazí přívětivá první upomínka — a klient druhý den zaplatí. Platba se spáruje podle variabilního symbolu, faktura se označí jako uhrazená a druhá ani třetí upomínka se už neodešlou.
Tomáš přitom neudělal nic — nehlídal splatnosti, nepsal žádný e-mail. Kdyby chtěl řešit pohledávky důkladněji (třeba přidat SMS), přepne z jednorázových upomínek na dunning workflow.
Tip: Teprve začínáte fakturovat? Projděte si průvodce Jak začít fakturovat jako OSVČ a návod první faktura krok za krokem. Fakturu z jedné věty si vyzkoušíte i bez registrace na AI faktuře zdarma.
Tento článek není daňové ani právní poradenství.
Časté dotazy
Kolik upomínek se posílá a kdy?
Ve výchozím nastavení se posílají tři upomínky — 3, 7 a 14 dní po splatnosti. Dny si můžete upravit podle vlastní praxe. Pokud potřebujete víc kroků nebo eskalaci, použijte dunning workflow.
Musím upomínky odesílat ručně?
Ne. Po zapnutí běží upomínání automaticky — systém každý den zkontroluje faktury po splatnosti a odešle upomínky, které jsou na řadě. Nemusíte nic hlídat ani spouštět.
Co potřebuji, aby upomínky fungovaly?
Nastaveného e-mailového odesílatele (provider pro odesílání e-mailů). Bez něj nelze odesílat faktury ani upomínky. Nastavíte ho jednou v nastavení organizace.
Dostane klient upomínku, i když už zaplatil?
Ne. Jakmile se platba spáruje s fakturou (podle variabilního symbolu a částky) a faktura se označí jako zaplacená, další upomínky se pro ni neodešlou.
Jaký je rozdíl mezi upomínkami a dunningem?
Upomínky jsou jednorázová e-mailová připomenutí ve stanovených dnech (typicky 3/7/14). Dunning je plnohodnotné vícestupňové workflow s eskalací, kde každý krok může odeslat e-mail, SMS nebo webhook — hodí se, když chcete pohledávky řešit důkladněji. Dostupnost jednotlivých funkcí podle tarifu najdete v ceníku.
Aktualizováno: 1. 9. 2026. Popis upomínek a dunningu odpovídá aktuálnímu stavu platformy Fakturujsi.cz k tomuto datu; výchozí hodnoty i dostupnost funkcí podle tarifu se mohou měnit — aktuální rozsah najdete v ceníku a v nastavení aplikace.
Nechte upomínky pracovat za vás
Automatické upomínky, párování plateb i opakované faktury běží ve Fakturujsi.cz na pozadí. Vystavte si první fakturu zdarma a nechte agendu po splatnosti na autopilotu.
Vyzkoušet zdarma