Katalog produktů a služeb: fakturujte z ceníku na pár kliků

Fakturujete pořád to samé — hodinu konzultace, měsíční paušál, stejný balík materiálu? Přepisovat název, cenu i sazbu DPH na každé faktuře ručně je zdržení a snadno v tom vznikne překlep nebo rozdílná cena. Řešením je katalog produktů a služeb: položku si jednou založíte a pak ji na fakturu vložíte pár kliky z ceníku. V tomto návodu si ukážeme, jak katalog ve Fakturujsi.cz funguje, jak do něj přidat produkt nebo službu a jak ji dostat na fakturu.

Proč si vést katalog

Dokud fakturujete jednu dvě různé věci, dají se položky klidně psát ručně. Jakmile se ale začnou opakovat, má katalog hned několik výhod:

• Rychlost — položku vyberete ze seznamu místo toho, abyste ji psali znovu a znovu.
• Konzistence — stejná služba má pokaždé stejný název i cenu, takže se faktury neliší podle toho, jak jste ji zrovna napsali.
• Méně chyb — cena i sazba DPH se přenesou z katalogu, takže v nich nevznikne překlep.
• Přehled — v jednom seznamu vidíte, co vlastně nabízíte, a ceny upravíte na jednom místě.

Co katalog umí

Katalog najdete v sekci Produkty. Je to přehledný seznam s vyhledáváním a filtry — položky můžete řadit podle názvu nebo ceny, filtrovat podle kategorie i podle toho, jestli jsou aktivní. Evidovat můžete tři druhy položek:

• Zboží — hmotný produkt, který prodáváte.
• Služba — práce účtovaná typicky za hodinu, úkon nebo kus.
• Sada (balíček) — položka složená z více produktů, kterou fakturujete jako celek.

Krok 1: založení produktu nebo služby

Novou položku přidáte tlačítkem Nový produkt. U položky nastavíte zejména:

• Název — jak se položka objeví na faktuře.
• Prodejní cena a měna — cena za jednotku (ve výchozím stavu v CZK). Volitelně si zapíšete i nákupní cenu pro svůj přehled.
• Jednotka — ve výchozím stavu „ks“, ale může to být hodina, měsíc, kus práce a cokoli dalšího.
• Sazba DPH — ve výchozím stavu 21 %; změníte ji podle toho, jak položku účtujete.
• SKU a EAN — vlastní kód položky a čárový kód (pro pozdější rychlé vložení naskenováním).
• Kategorie, štítky, popis a obrázek — pro členění a snazší vyhledávání v katalogu.

Položku můžete kdykoli označit jako neaktivní — zůstane v evidenci, ale přestane se nabízet při tvorbě faktury.

Krok 2: vložení položky na fakturu

Při vystavování faktury je nad řádky položek vyhledávací pole katalogu. Začnete psát název (nebo kód) a vyberete položku ze seznamu — Fakturujsi.cz do nového řádku rovnou doplní:

• název položky,
• cenu za jednotku,
• jednotku,
• sazbu DPH.

Vám pak stačí doplnit množství a případně cenu nebo text na dané faktuře upravit — úprava na konkrétní faktuře se nijak nedotkne položky v katalogu. Máte-li u položky vyplněný čárový kód (EAN), můžete ji přidat i naskenováním přes vestavěnou čtečku, což se hodí hlavně u zboží.

Pokročilé: varianty, sklad a ceníky

Kromě základního katalogu nabízí Fakturujsi.cz i pokročilejší práci se sortimentem. Tyhle funkce nepotřebuje každý, ale pokud prodáváte zboží nebo máte víc odběratelů s různými cenami, oceníte je:

• Varianty — jeden produkt může mít víc variant (například velikost nebo barva), každou s vlastní cenou, kódem SKU i zásobou.
• Skladové hospodářství — u produktu lze zapnout sledování zásob. Pohyby (příjem, výdej, korekce) se evidují a můžete si nastavit minimální zásobu i upozornění na její pokles.
• Ceníky — vedle hlavní ceny si můžete vytvořit samostatné ceníky s množstevními slevami a přiřadit je konkrétnímu odběrateli; při fakturaci se pak použije jeho cena.

Některé z těchto pokročilých funkcí (zejména sledování skladu) jsou součástí vyšších tarifů. Aktuální dostupnost podle tarifu najdete v ceníku.

Praktický příklad: konzultantka se třemi službami

Tento článek není daňovým poradenstvím. Správnou sazbu DPH a režim u konkrétní položky konzultujte se svou účetní.

Časté dotazy

Musím položky zadávat přes katalog?

Ne. Položky na faktuře můžete pořád psát ručně jako dřív. Katalog je pomůcka pro věci, které fakturujete opakovaně — ušetří vám přepisování a sjednotí názvy i ceny.

Jak vložím produkt z katalogu na fakturu?

Při tvorbě faktury začnete psát název položky do vyhledávacího pole nad řádky faktury a vyberete ji ze seznamu. Systém předvyplní název, cenu, jednotku i sazbu DPH — vy jen doplníte množství.

Změní úprava ceny na faktuře i cenu v katalogu?

Ne. Když cenu nebo text upravíte na konkrétní faktuře, platí to jen pro danou fakturu. Položka v katalogu zůstane beze změny. Cenu v katalogu změníte přímo u dané položky v sekci Produkty.

Umí aplikace hlídat skladové zásoby?

Ano, u produktu lze zapnout sledování zásob s evidencí pohybů a upozorněním na minimální zásobu. Sledování skladu je součástí vyšších tarifů — aktuální dostupnost najdete v ceníku.

Dají se nastavit různé ceny pro různé odběratele?

Ano. Vedle hlavní ceny si můžete vytvořit samostatné ceníky s množstevními slevami a přiřadit je konkrétnímu odběrateli. Při fakturaci se pak u daného odběratele použije jeho cena.