Přechod z Fakturoidu: kompletní návod včetně AI importu dat

Chcete přejít z Fakturoidu, ale bojíte se, že přijdete o historické faktury a kontakty nebo že vás čeká hodiny ručního přepisování? Nemusí to tak být. V tomto návodu si krok za krokem projdeme kompletní přechod z Fakturoidu do Fakturujsi.cz — od exportu dat ve Fakturoidu až po jejich import v AI chatu, kde se vystavené faktury zpracují automaticky a zachovají si původní čísla. Návod je čistě praktický: co kde kliknout, co se přenese a co ne, a jak si po importu zkontrolovat číselné řady, ať se nová faktura netrefí do už obsazeného čísla.

Než začnete: co si připravit

Přechod zvládnete za pár minut. Než se do něj pustíte, hodí se mít po ruce:

• Přístup do Fakturoidu, ze kterého budete exportovat data.
• Účet ve Fakturujsi.cz. Stačí bezplatný tarif Free — import dat na něm funguje bez omezení. Registrace je zdarma a bez závazku.
• Rozmyšleno, jaké období chcete přenést. Fakturoid exportuje faktury po rozsahu nejvýše tří měsíců, takže za víc let si připravte několik exportů (viz krok 1).

Krok 1: Vyexportujte data z Fakturoidu

Podle vlastní nápovědy Fakturoidu (ověřeno k datu aktualizace níže) exportujete faktury přes menu Faktury → Export. Fakturoid nabízí formáty PDF, ZIP (jednotlivá PDF), Excel (kompletní), CSV, ISDOC (ZIP) a Fakturoid XML. Pro migraci do Fakturujsi.cz zvolte:

• CSV — doporučeno. Zpracuje se deterministicky, bez čtení AI, a nejlépe zachová strukturu (číslo faktury, odběratel, částky, data).
• PDF / ZIP jednotlivých PDF — jako záložní varianta, když CSV nemáte po ruce. PDF přečte AI, takže výsledek si po importu pečlivěji zkontrolujte.

Při exportu si podle nápovědy nastavíte období (rok, čtvrtletí, konkrétní měsíc nebo vlastní rozsah, nejvýše tři měsíce), případně konkrétního klienta, stav dokladů (vystavené, po splatnosti, zaplacené) a typ dokladů. V CSV jsou údaje o dokladu na jednom řádku a položky faktury na samostatných řádcích — to je v pořádku, import si s tím poradí a řádky patřící k jedné faktuře zpracuje dohromady. Výsledkem je jeden doklad s celkovou částkou, ne rozepsané položky (podrobně v tabulce níže).

Kontakty vyexportujete zvlášť přes Kontakty → Exportovat; podle nápovědy Fakturoidu vyberete formát CSV (vhodný pro tabulkové procesory). Ten pak naimportujete průvodcem v Nastavení → Import → Kontakty, kde si ručně namapujete sloupce. Ve většině případů ale kontakty importovat samostatně nemusíte — při importu faktur se odběratelé, kteří ještě neexistují, založí automaticky.

Krok 2: Naimportujte faktury v AI chatu Fakturujsi.cz

V Fakturujsi.cz otevřete AI chat a nahrajte stažený soubor. Import vystavených faktur běží přímo v chatu a je navržený právě na migraci z jiného nástroje:

1. Nahrajete CSV z Fakturoidu do chatu. Soubor se zpracuje deterministicky (bez AI) — rozpoznají se české i anglické názvy sloupců (číslo, odběratel, IČO, vystaveno, splatnost, celkem, uhrazeno). Maximální velikost souboru je 10 MB.
2. Řádky se stejným číslem faktury se zpracují dohromady do jednoho dokladu. Import přenese hlavičkové údaje (číslo, odběratele, data, variabilní symbol, měnu) a celkovou částku, takže dostanete faktury se součty, ne položkové rozpisy — historii a podklady pro účetnictví to pokrývá, ruční rozpis položek ne.
3. Zkontrolujete návrh a potvrdíte. Import se nespustí sám — v chatu se pro každou fakturu (nebo celou dávku) zobrazí potvrzovací karta. Můžete potvrdit po jedné, nebo všechny najednou tlačítkem „Potvrdit vše“.

Co import udělá za vás automaticky:

• Zachová původní čísla faktur — importovaná faktura si nechá číslo z Fakturoidu (třeba 2026-0001), nečísluje se znovu z číselné řady.
• Označí zaplacené faktury jako uhrazené, pokud je v exportu datum úhrady — nemusíte je stavově dohánět ručně.
• Přeskočí duplicity — opakovaný import stejného souboru nevytvoří faktury dvakrát (kontroluje se číslo faktury proti již existujícím i v rámci jedné dávky).
• Přeskočí proformy a stornované faktury — Fakturoid je má v jednom exportu s ostrými fakturami; importují se jen ostré doklady a přeskočené se vypíší ve varování.
• Spáruje nebo založí odběratele — existující kontakt se dohledá podle IČO nebo jména, jinak se založí nový.

Krok 3: Po importu zkontrolujte číselné řady

Tohle je jediný krok, na který se vyplatí dát pozor. Protože importované faktury si nechávají původní čísla, může se stát, že se nová faktura vystavená ve Fakturujsi.cz trefí do čísla, které už některá importovaná faktura obsadila. Po dokončení importu proto zajděte do nastavení číselných řad a posuňte čítač tak, aby další nové faktury navazovaly za nejvyšší importované číslo. Je to práce na minutu a ušetří vám kolizi v číslování.

Co se přenese a co ne

Praktický příklad: dva roky faktur za odpoledne

Tento článek není daňové ani právní poradenství.

Časté dotazy

Přijdu při přechodu o historické faktury?

Ne. Vystavené faktury z Fakturoidu vyexportujete do CSV a naimportujete přímo v AI chatu Fakturujsi.cz. Import je dostupný už na bezplatném tarifu Free, zachová původní čísla faktur a přeskočí duplicity, proformy i stornované doklady.

Musím kvůli přechodu platit?

Ne. Import dat je ve Fakturujsi.cz dostupný zdarma už na tarifu Free. Vyšší tarify přidávají další funkce (opakované faktury, bankovní synchronizaci, zápis přes AI apod.), ale samotná migrace dat placení nevyžaduje. Aktuální rozsah tarifů najdete v ceníku.

Co když ve Fakturoidu vidím jen export do XML?

Fakturoid podle své nápovědy nabízí přímý export do CSV i Excelu přes Faktury → Export. Pokud přesto CSV nemáte po ruce, můžete jako záložní variantu nahrát do chatu PDF faktury — ty přečte AI. CSV je ale pro migraci spolehlivější, protože se zpracovává deterministicky.

Přenesou se i jednotlivé položky faktur?

Rozepsané položky ne. Fakturoid v CSV ukládá údaje o dokladu na jeden řádek a jednotlivé položky na samostatné řádky; import Fakturujsi.cz řádky patřící k jedné faktuře zpracuje dohromady a založí jeden doklad s celkovou částkou — tedy faktury se součty, ne položkové rozpisy. Pro archiv historie, kontrolu úhrad i podklady pro účetnictví to stačí; pokud potřebujete i původní rozpis položek, nechte si k dokladům stažená PDF z Fakturoidu.

Můžu po přechodu fakturovat i z Claude nebo ChatGPT?

Ano. Fakturujsi.cz se napojuje na AI asistenty přes standard MCP; čtení (dotazy na faktury, kontakty, stavy) je dostupné už na bezplatném tarifu Free, zápis přes MCP je na tarifu Business a vyšším. Postup najdete v článku Faktury z Claude a ChatGPT: propojení přes MCP.