Automatické párování plateb: jak spárovat platby s fakturami

Ručně kontrolovat výpis z účtu a odškrtávat, kdo už zaplatil, je otravná a snadno chybující práce — hlavně když faktur přibývá. Automatické párování plateb tohle udělá za vás: jakmile klient pošle peníze, Fakturujsi.cz platbu spáruje s fakturou podle variabilního symbolu a částky a fakturu sám označí jako zaplacenou. V tomto návodu si ukážeme, jak párování zapnout, podle jakých pravidel se platby přiřazují a co dělat s platbami, které nesednou napoprvé.

Co znamená párování plateb

Párování plateb je spojení příchozí bankovní transakce s konkrétní vystavenou fakturou. Klíčem je variabilní symbol (VS) — číslo, které máte na faktuře a které klient uvádí u platby. Podle něj (a podle částky) systém pozná, ke které faktuře platba patří, a fakturu podle toho posune do stavu zaplaceno. Odpadá tím ruční dohledávání ve výpisu i riziko, že přehlédnete, kdo ještě dluží.

Jak napojit účet: dvě cesty

Aby se platby párovaly, musí se do Fakturujsi.cz nejdřív dostat pohyby z vašeho účtu. Máte dvě hlavní možnosti:

Párovací e-mail je univerzální — nastavení se u jednotlivých bank mírně liší, proto k němu máme návod pro každou banku zvlášť. Vyberte si tu svou: Fio banka, Air Bank, Česká spořitelna, ČSOB, Komerční banka nebo Raiffeisenbank.

Podle jakých pravidel se platby párují

Párování je záměrně přísné — fakturu automaticky přepne na zaplaceno jen tehdy, když je shoda jednoznačná. Díky tomu se nestane, že by se za uhrazenou označila špatná faktura. Rozlišují se tři situace:

Právě proto se vyplatí dávat klientům platbu co nejjednodušeji — ideálně přes QR platbu na faktuře, která do platby předvyplní číslo účtu, částku i variabilní symbol. Čím míň klient vyplňuje ručně, tím víc plateb se spáruje samo.

Systém platby dohledává i sám každé ráno

Párování nespoléhá jen na okamžik příchodu platby. Každé ráno běží automatická synchronizace, která stáhne nové transakce z napojených účtů, a krátce po ní se systém pokusí znovu přiřadit i platby, které dosud zůstaly nespárované nebo čekaly jako návrh. Když tedy klient zadal VS správně, ale platba dorazila později, dohledá se i bez vašeho zásahu — a návrh se může povýšit na automatickou platbu, jakmile částka přesně sedne.

Párování chcete spustit hned a nečekat na ranní běh? V záložce Faktury je tlačítko Spárovat platby (dostupné od tarifu Starter). To stáhne nové transakce z přímo napojených účtů a projde všechny dosud nespárované platby — i staré — a zkusí je přiřadit k neuhrazeným fakturám. Hodí se, když jste přijali platbu dřív než vystavili fakturu nebo když jste opravili chybný VS na starší faktuře.

Párování se propojuje s upomínkami i účetnictvím

Označení faktury jako zaplacené není konec — navazuje na další agendu. Jakmile se platba spáruje, přestanou se pro danou fakturu odesílat automatické upomínky, takže klientovi nikdy nedorazí urgence na fakturu, kterou už zaplatil. Pokud máte zapnuté účetnictví, vytvoří se u platby i příslušný účetní zápis. A kdybyste zaplacenou fakturu později stornovali, napárované transakce se uvolní zpět k párování. Párování plateb tak drží celou agendu na autopilotu.

Praktický příklad: párování u konzultantky na volné noze

Tento článek není daňové ani právní poradenství.

Časté dotazy

Podle čeho se platba spáruje s fakturou?

Podle variabilního symbolu a částky. Když u příchozí platby přesně sedí VS i částka (a měna), faktura se automaticky označí jako zaplacená. Když sedí jen VS a částka se liší, uloží se platba jako návrh k potvrzení.

Funguje párování i na bezplatném tarifu?

Párování přes párovací e-mail funguje na všech tarifech včetně bezplatného. Přímé napojení účtu přes API a tlačítko Spárovat platby v záložce Faktury jsou dostupné od tarifu Starter. Aktuální rozsah podle tarifu najdete v ceníku.

Co když klient zaplatí bez variabilního symbolu?

Bez VS (nebo s VS, který ničemu neodpovídá) zůstane transakce nespárovaná a počká v sekci Banka na ruční přiřazení k faktuře. Nejjistější prevence je QR platba, která VS do příkazu předvyplní za klienta.

Přijde klientovi upomínka, i když už zaplatil?

Ne. Jakmile se platba spáruje a faktura se označí jako zaplacená, další upomínky se pro ni už neodešlou. Párování plateb a automatické upomínky jsou navzájem provázané.

Musím párování spouštět ručně?

Ne. Nové platby se párují průběžně a navíc každé ráno běží automatická synchronizace, která stáhne nové transakce a znovu zkusí přiřadit dosud nespárované. Ruční tlačítko Spárovat platby je jen zrychlení, když nechcete čekat na ranní běh.