Zálohová faktura (proforma): jak ji vystavit a k čemu je

Zákazník chce zaplatit předem, ještě než mu dodáte zboží nebo službu — a vy nevíte, jestli mu máte poslat „normální“ fakturu, nebo něco jiného. Pro tohle slouží zálohová faktura (často se jí říká proforma): výzva k platbě předem, která sama o sobě není daňový doklad. Fakturujsi.cz ji umí vystavit jako samostatný typ dokladu s vlastní číselnou řadou a odlišit ji od daňového dokladu k přijaté platbě. V tomto návodu si ukážeme, jak zálohovou fakturu vystavíte, jak se liší od ostatních typů dokladů a co s ní v aplikaci uděláte, když ji zákazník zaplatí.

Co je zálohová faktura (proforma)

Zálohová faktura, lidově „proforma“, je doklad, kterým vyzvete zákazníka, aby zaplatil předem — typicky celou částku nebo zálohu před dodáním zboží či zahájením práce. Nese všechny údaje, které zákazník potřebuje k úhradě (číslo účtu, částku, variabilní symbol, případně QR platbu), ale není to účetní ani daňový doklad v tom smyslu jako vystavená faktura. Proto se v aplikaci vede jako samostatný typ, oddělený od ostré fakturace.

Fakturujsi.cz podporuje celkem šest typů dokladů, které sdílejí stejný editor i seznam: faktura, zálohová faktura (proforma), daňový doklad k přijaté platbě, dobropis, příjmový doklad a cenová nabídka. Každý typ má svůj účel a — jak uvidíte dál — svou vlastní číselnou řadu.

Zálohová faktura vs. daňový doklad k přijaté platbě

Tyhle dva doklady se pletou nejčastěji, protože oba souvisí s platbou předem. Rozdíl je ale zásadní v tom, jak s nimi aplikace nakládá:

Jinými slovy: zálohová faktura se do daňových přehledů, které Fakturujsi.cz sestavuje (podklady pro přiznání k DPH, kontrolní a souhrnné hlášení), nezapočítává. Naproti tomu daňový doklad k přijaté platbě a faktura se do nich zahrnují. Díky tomu si proformu použijete jako čistou výzvu k platbě, aniž by vám „zdvojovala“ čísla v daňové evidenci.

Jak vystavit zálohovou fakturu ve Fakturujsi.cz

Postup je stejný jako u běžné faktury — liší se jen v jednom poli:

1. Založte nový doklad (tlačítko Nová faktura) a v editoru najděte pole Typ dokladu.
2. Z nabídky vyberte Zálohová faktura. Doklad tím dostane vlastní číslo z řady pro zálohové faktury (s předponou ZF, pokud nemáte nastavenou vlastní číselnou řadu).
3. Vyplňte odběratele (údaje si můžete nechat doplnit podle IČO z ARES), položky, částku a datum splatnosti — stejně jako u faktury.
4. Zapněte QR platbu, pokud chcete, aby zákazník zaplatil naskenováním kódu. Zkontrolujte koncept a doklad odešlete e-mailem; aplikace k němu vygeneruje PDF.

Typ dokladu volíte přímo v editoru, takže zálohovou fakturu vytvoříte bez jakéhokoli zvláštního nastavení. Pokud teprve začínáte, projděte si návod první faktura krok za krokem — vystavení zálohové faktury se od něj liší jen výběrem typu.

Vlastní číselná řada pro zálohové faktury

Každý typ dokladu má ve Fakturujsi.cz vlastní číselnou řadu. Když nemáte nastavenou žádnou vlastní řadu, čísluje se formátem ROKNNNN a ne-fakturové doklady dostanou rozlišovací předponu: zálohová faktura ZF20260001, daňový doklad k přijaté platbě DP20260001, dobropis D20260001, příjmový doklad PD20260001 a cenová nabídka N20260001. Faktura si záměrně drží holý formát bez předpony (20260001).

Díky oddělené řadě se vám čísla zálohových faktur nepletou s ostrými fakturami. Vlastní formát (rok, oddělovač, počet číslic, reset) si nastavíte v sekci Nastavení → Číselné řady; jak celé číslování funguje a jak souvisí s variabilním symbolem, rozebírá návod číslování faktur a číselné řady.

Zákazník zálohu zaplatil — co dál

Jakmile přijde platba za zálohovou fakturu na účet, obvyklým krokem je vystavit navazující doklad — podle situace daňový doklad k přijaté platbě nebo řádnou fakturu po dodání. Ve Fakturujsi.cz tento navazující doklad vytvoříte jako nový doklad příslušného typu; vyberete ho opět v poli Typ dokladu. Duplikování dokladu zachovává jeho typ (z proformy vznikne znovu proforma), takže k přechodu mezi typy slouží výběr typu u nového dokladu, ne tlačítko Duplikovat.

Který doklad přesně vystavit a jak s ním naložit v účetnictví a DPH, je věc, kterou je dobré probrat se svou účetní — postupy se liší podle toho, jestli jste plátce DPH a o jaké plnění jde. Aplikace vám k tomu dá všechny potřebné typy dokladů; rozhodnutí o daňovém postupu nechává na vás.

Praktický příklad: záloha na zakázku

Tento článek není daňové ani právní poradenství.

Časté dotazy

Jak vystavím zálohovou fakturu?

Založte nový doklad jako obvykle a v editoru v poli Typ dokladu zvolte Zálohová faktura. Zbytek (odběratel, položky, splatnost, QR platba) vyplníte stejně jako u běžné faktury. Doklad dostane číslo z řady zálohových faktur (předpona ZF).

Je zálohová faktura daňový doklad?

Zálohová faktura (proforma) je výzva k platbě předem, ne daňový doklad — proto ji Fakturujsi.cz nezahrnuje do daňových přehledů, které sestavuje. Daňovým dokladem po přijetí zálohy je daňový doklad k přijaté platbě (samostatný typ v aplikaci). Co přesně ve vaší situaci vystavit, probrat s účetní.

Jaký je rozdíl mezi zálohovou fakturou a daňovým dokladem k přijaté platbě?

Zálohová faktura je výzva k úhradě předem a do daňových přehledů aplikace nevstupuje; daňový doklad k přijaté platbě se vystavuje po přijetí zálohy a do přehledů (podklady pro DPH, kontrolní a souhrnné hlášení) se započítává. Ve Fakturujsi.cz jsou to dva různé typy dokladů s vlastními číselnými řadami (ZF a DP).

Můžu zálohovou fakturu převést na fakturu jedním klikem?

Navazující doklad (daňový doklad k přijaté platbě nebo řádnou fakturu) vystavíte jako nový doklad a jeho typ zvolíte v editoru. Funkce Duplikovat zachovává typ původního dokladu, takže k přechodu mezi typy slouží výběr typu u nového dokladu, ne duplikace.

Jak se čísluje zálohová faktura?

Zálohové faktury mají vlastní číselnou řadu, oddělenou od běžných faktur. Bez vlastní řady se čísluje ZF20260001, ZF20260002 atd. Vlastní formát si nastavíte v sekci Nastavení → Číselné řady.