Faktura podle IČO: automatické doplnění firmy z ARES

Přepisovat název firmy, adresu sídla a DIČ ručně z e-mailu nebo z vizitky je zbytečná práce — a hlavně zdroj překlepů, kvůli kterým se pak faktura špatně páruje nebo ji musíte opravovat. Fakturujsi.cz umí údaje o odběrateli načíst z registru ARES jen podle IČO: zadáte osm číslic a název, sídlo i DIČ se doplní samy. V tomto návodu si ukážeme, odkud data pocházejí, jak je do faktury dostat na pár kliknutí a co dělá automatická kontrola v insolvenčním rejstříku.

Co je ARES a odkud data pocházejí

ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) je informační systém, který zřídilo a provozuje Ministerstvo financí ČR jako bezplatnou veřejnou informační službu. Souhrnně zpřístupňuje údaje o firmách a podnikatelích přebírané z registrů veřejné správy — mimo jiné z veřejného (obchodního) rejstříku, živnostenského rejstříku, registru plátců DPH nebo insolvenčního rejstříku. Oficiální portál běží na adrese ares.gov.cz.

Fakturujsi.cz se dotazuje přímo na tento zdroj, takže do faktury dostanete aktuální podobu údajů tak, jak jsou vedené v registrech — ne to, co jste kdysi opsali. Sám provozovatel ARES ale upozorňuje, že zveřejněné informace mají pouze informativní charakter; u důležitých obchodů se proto vyplatí zkontrolovat i primární zdroj.

Proč fakturovat podle IČO

Načtení z ARES řeší tři věci najednou:

• Žádné překlepy. Název firmy i adresa přijdou přesně tak, jak jsou zapsané — nespletete si „s.r.o.“ a „a.s.“ ani číslo popisné.
• Správné DIČ. Systém doplní DIČ, pokud ho firma má. Když ho v ARES nenajde, kolonku nechá prázdnou — nevymýšlí si ho.
• Rychlost. Místo pěti řádků přepisujete jediné pole: IČO. Zbytek je otázka jednoho kliknutí.

Jak to funguje krok za krokem

Doplnění z ARES najdete na dvou místech — při zakládání kontaktu i přímo na faktuře:

1. Otevřete nový kontakt (nebo výběr odběratele na faktuře) a do pole IČO zadejte osm číslic.
2. Fakturujsi.cz se dotáže ARES a předvyplní obchodní jméno, adresu sídla, DIČ a právní formu (např. s.r.o., a.s. nebo fyzická osoba podnikající).
3. Údaje zkontrolujete, případně doplníte kontaktní osobu nebo e-mail a kontakt uložíte. Napříště už ho jen vyberete ze seznamu.

Kontrola v insolvenčním rejstříku (ISIR)

U kontaktu si můžete nechat ověřit insolvenci podle IČO. Fakturujsi.cz se podívá do insolvenčního rejstříku (ISIR), který provozuje Ministerstvo spravedlnosti ČR, a dá vám vědět, zda proti firmě běží insolvenční řízení. ISIR je veřejný a lze v něm dohledat dlužníky, proti nimž bylo řízení zahájeno po 1. lednu 2008.

Je to rychlá pojistka před tím, než pošlete zboží nebo odvedete práci na fakturu: u nového nebo velkého odběratele je dobré vědět, jestli není v úpadku. Kontrola je informativní — pro rozhodnutí o obchodu se vždy dívejte i na aktuální stav přímo v rejstříku.

Praktický příklad: první faktura pro nového klienta

Import kontaktů z jiného systému

Přecházíte odjinud a máte adresář klientů v tabulce? Kontakty jde hromadně naimportovat z CSV nebo Excelu s namapováním sloupců, takže nemusíte zakládat každou firmu ručně. Celý postup přechodu popisuje návod přechod z Fakturoidu. U kontaktů bez IČO nebo s neúplnými údaji se pak hodí doplnění z ARES popsané výše.

Tento článek není daňové ani právní poradenství.

Časté dotazy

Odkud Fakturujsi.cz bere údaje o firmě?

Z registru ARES, který provozuje Ministerstvo financí ČR jako bezplatnou veřejnou službu. Podle IČO se načte obchodní jméno, adresa sídla, DIČ a právní forma. Údaje z ARES mají informativní charakter.

Co když firma nemá DIČ?

Pokud firma není plátce DPH, DIČ v ARES nemá a Fakturujsi.cz kolonku nechá prázdnou — žádné DIČ si nedoplňuje. Neplátce DPH tak vystaví fakturu bez DIČ zcela běžně.

Musím IČO znát, nebo firmu najdu i podle názvu?

Stačí začít psát obchodní jméno (od tří znaků) a systém nabídne firmy z ARES i s IČO a adresou. Vyberete tu správnou a údaje se doplní stejně jako při zadání IČO.

Můžu ověřit IČO bez registrace?

Ano. Použijte nástroj Ověření firmy (ARES) — je zdarma a bez registrace. Po přihlášení do Fakturujsi.cz se stejné údaje doplní přímo do kontaktu a faktury.

Jak zjistím, jestli je odběratel v insolvenci?

U kontaktu spustíte kontrolu v insolvenčním rejstříku (ISIR) podle IČO. Fakturujsi.cz vám ukáže, zda proti firmě běží insolvenční řízení. Jde o informativní údaj — pro rozhodnutí se dívejte i na aktuální stav přímo v rejstříku ISIR Ministerstva spravedlnosti ČR.