Adresář kontaktů: evidence klientů i dodavatelů

Faktury se nevystavují do prázdna — vždycky někomu. A ten „někdo“ se vám časem nasčítá do desítek klientů a dodavatelů. Ve Fakturujsi.cz je máte všechny v adresáři kontaktů: jednom místě, kde si vedete odběratele i dodavatele, doplníte jim údaje z rejstříku, označíte je štítky, vidíte u každého historii faktur a plateb a nemusíte je při fakturaci znovu a znovu přepisovat. V tomto návodu projdeme, co kontakt obsahuje, jak si v adresáři udržet pořádek a jak do něj dostat klienty hromadně.

Co je adresář kontaktů a k čemu je

Adresář kontaktů je vaše databáze lidí a firem, se kterými obchodujete. Místo abyste adresu a IČO klienta opisovali na každou fakturu znovu, zadáte ho jednou do kontaktu a při vystavení faktury ho jen vyberete — všechny jeho údaje se do dokladu doplní samy. Stejně to funguje u nákladů: dodavatele vyberete z adresáře.

Každý kontakt je buď fyzická osoba, nebo firma a má přiřazenou roli: odběratel, dodavatel, nebo obojí. Role rozhoduje, kde se kontakt nabídne — při tvorbě faktury se nabízejí odběratelé, při zadávání nákladu dodavatelé. Když si nejste jistí, necháte „obojí“ a kontakt se nabídne všude.

Co kontakt obsahuje

U každého kontaktu si vedete:

• Název a typ (osoba / firma) a roli (odběratel / dodavatel / obojí).
• IČO a DIČ — identifikační a daňové číslo.
• E-mail a telefon — e-mail se použije při odesílání faktur a upomínek.
• Fakturační a dodací adresu (každou zvlášť, pokud se liší).
• Bankovní účty kontaktu a volitelně poznámky.
• Štítky pro třídění a vlastní pole, pokud si je zavedete.

Nový kontakt přidáte v Kontakty → Nový kontakt. Nejrychlejší je začít od IČO: zadáte ho a Fakturujsi.cz stáhne z registru ARES obchodní jméno, adresu sídla, DIČ i právní formu, takže je nepřepisujete ručně. Umí k firmě i kontrolu v insolvenčním rejstříku (ISIR). Tomu je věnovaný samostatný návod faktura podle IČO z ARES.

Udržet v adresáři pořádek: hledání, filtry a štítky

Čím víc kontaktů máte, tím důležitější je je rychle najít. V seznamu kontaktů proto můžete:

• Vyhledávat podle názvu, e-mailu, IČO, DIČ, telefonu i města nebo ulice — a to bez ohledu na diakritiku, takže „novak“ najde i „Novák“.
• Filtrovat podle typu (osoba / firma), role (odběratel / dodavatel) a podle štítků.
• Řadit podle názvu, data vytvoření, poslední změny nebo IČO.

Štítky jsou nejjednodušší způsob, jak si kontakty rozsegmentovat po svém — třeba „VIP“, „neplatič“, „ze školení“ nebo podle oboru. Štítek si pojmenujete, dáte mu barvu a přiřadíte ho kontaktům; pak podle něj v seznamu filtrujete. Jeden kontakt může mít štítků víc.

Historie u kontaktu: faktury, platby a poznámky

Adresář není jen seznam adres — u každého kontaktu vidíte, jak s vámi obchoduje. Na detailu kontaktu najdete:

• Historii faktur a plateb s přehledem: kolik faktur jste mu vystavili, kolik jich zaplatil a jaká je u něj průměrná doba úhrady (o kolik dní platí před splatností, nebo po ní). Hned vidíte, kdo platí spolehlivě a kdo vás nechává čekat.
• Časovou osu aktivit — poznámky, hovory, e-maily, schůzky nebo úkoly, které si ke kontaktu zapíšete. Důležitou aktivitu lze připnout nahoru. Osa přitom spojuje i události, které vznikají samy: odeslané e-maily, vystavené faktury a přijaté platby, takže máte celou historii vztahu na jednom místě.
• Přiřazené štítky a kontrolu v insolvenčním rejstříku.

Import celého adresáře z CSV nebo Excelu

Přecházíte z jiného nástroje nebo z tabulky? Kontakty nemusíte zadávat po jednom. V Nastavení → Import nahrajete CSV nebo Excel soubor a projdete třemi kroky:

1. Nahrajete soubor a vyberete, že jde o kontakty. Fakturujsi.cz z něj přečte sloupce.
2. Napárujete sloupce — řeknete, který sloupec v souboru je název, který IČO, který e-mail atd. Aplikace mapování napoví a zkontroluje, než cokoli vytvoří.
3. Spustíte import a kontakty se založí najednou.

Opačným směrem to funguje taky: vybrané kontakty (nebo celý seznam) vyexportujete do CSV — hodí se pro účetní, pro zálohu, nebo když potřebujete adresář někam přenést. Vybrané kontakty jde navíc hromadně smazat nebo jim hromadně poslat e-mail.

Praktický příklad: od tabulky k fakturám na dva kroky

Časté dotazy

Jaký je rozdíl mezi odběratelem a dodavatelem v adresáři?

Je to role kontaktu. Odběratel je ten, komu vystavujete faktury — nabídne se při tvorbě faktury. Dodavatel je ten, od koho přijímáte náklady — nabídne se u výdajů. Kontakt může být i obojí; to je výchozí volba, když roli neurčíte.

Musím adresu a IČO klienta psát na každou fakturu?

Ne. Zadáte je jednou do kontaktu — a i to zrychlí doplnění z ARES podle IČO. Při vystavení faktury pak klienta jen vyberete z adresáře a jeho údaje se do dokladu doplní automaticky.

Jak najdu konkrétní kontakt?

V seznamu kontaktů hledáte podle názvu, e-mailu, IČO, DIČ, telefonu i města či ulice, a to bez ohledu na diakritiku. Seznam jde navíc filtrovat podle typu, role a štítků a řadit podle názvu, data vytvoření, poslední změny nebo IČO.

K čemu jsou štítky?

Štítky jsou barevné značky, kterými si kontakty roztřídíte podle sebe — třeba podle typu spolupráce, oboru nebo platební spolehlivosti. Pak podle nich v seznamu filtrujete. Jeden kontakt může mít víc štítků.

Můžu importovat kontakty z jiného programu?

Ano. V Nastavení → Import nahrajete CSV nebo Excel soubor, napárujete sloupce (název, IČO, e-mail…) a kontakty se založí najednou. Opačně si adresář kdykoli vyexportujete do CSV.

Uvidím u klienta, jak mi platí?

Ano. Na detailu kontaktu je historie faktur a plateb včetně počtu vystavených a zaplacených faktur a průměrné doby úhrady. Když navíc zapojíte automatické párování plateb, plní se historie sama, jak faktury platí.

Je počet kontaktů omezený?

Na vyšších tarifech je adresář bez omezení; nižší tarify mohou mít počet kontaktů zastropovaný. Aktuální limity najdete na stránce ceník.