Cenová nabídka: jak ji vystavit a poslat klientovi

Klient se ptá, kolik bude zakázka stát, a vy mu chcete poslat něco oficiálnějšího než cenu v e-mailu — ale zároveň to ještě není faktura, protože si nic neobjednal. Přesně na tohle slouží cenová nabídka: nezávazné shrnutí ceny před objednávkou. Fakturujsi.cz ji umí vystavit jako samostatný typ dokladu s vlastní číselnou řadou a poslat klientovi v PDF — a protože nejde o daňový doklad, nevstupuje do daňových přehledů, které aplikace sestavuje. V tomto návodu si ukážeme, jak cenovou nabídku vystavíte, čím se liší od zálohové faktury a co s ní uděláte, když ji klient odsouhlasí.

Co je cenová nabídka

Cenová nabídka (někdy „nabídka“ nebo „kalkulace“) je doklad, kterým zákazníkovi předem shrnete, co pro něj uděláte a za kolik — ještě než si práci nebo zboží závazně objedná. Obsahuje typicky jednotlivé položky, jejich ceny a celkovou částku, případně dobu platnosti nabídky. Je to podklad pro rozhodnutí klienta, ne výzva k platbě a ani účetní či daňový doklad. Fakturu vystavíte až tehdy, když si klient zakázku objedná.

Fakturujsi.cz podporuje celkem šest typů dokladů, které sdílejí stejný editor i seznam: faktura, zálohová faktura (proforma), daňový doklad k přijaté platbě, dobropis, příjmový doklad a cenová nabídka. Každý typ má svůj účel a — jak uvidíte dál — svou vlastní číselnou řadu.

Cenová nabídka vs. zálohová faktura vs. faktura

Tyto tři doklady se pletou nejčastěji, protože souvisí s cenou zakázky — liší se ale okamžikem, kdy je vystavíte, a tím, jak s nimi aplikace nakládá:

Jednoduchá pomůcka: cenová nabídka přichází jako první (klient se teprve rozhoduje), zálohová faktura přijde, když chcete platbu předem, a faktura je výsledné vyúčtování. Cenová nabídka ani zálohová faktura se do daňových přehledů, které Fakturujsi.cz sestavuje (podklady pro přiznání k DPH, kontrolní a souhrnné hlášení), nezapočítávají; faktura ano. Jak se zálohová faktura liší od daňového dokladu k přijaté platbě, rozebírá návod zálohová faktura (proforma).

Jak vystavit cenovou nabídku ve Fakturujsi.cz

Postup je stejný jako u běžné faktury — liší se jen volbou typu:

1. Založte nový doklad (tlačítko Nová faktura) a v editoru najděte pole Typ dokladu.
2. Z nabídky vyberte Cenová nabídka. Doklad tím dostane vlastní číslo z řady pro nabídky (s předponou N, pokud nemáte nastavenou vlastní číselnou řadu). Typ dokladu volíte při zakládání — u už vytvořeného dokladu ho v editoru nepřepnete.
3. Vyplňte odběratele (údaje si můžete nechat doplnit podle IČO z registru ARES) a jednotlivé položky s cenami. Opakující se položky si můžete vkládat z katalogu produktů a služeb, ať je nepřepisujete.
4. Do poznámky doplňte, do kdy nabídka platí a za jakých podmínek. Zkontrolujte koncept a doklad odešlete klientovi e-mailem; aplikace k němu vygeneruje PDF.

Typ dokladu volíte přímo v editoru, takže cenovou nabídku vytvoříte bez jakéhokoli zvláštního nastavení. Pokud teprve začínáte, projděte si návod první faktura krok za krokem — vystavení cenové nabídky se od něj liší jen výběrem typu. Jak hotový doklad poslat klientovi, rozebírá návod odeslání faktury e-mailem.

Vlastní číselná řada pro cenové nabídky

Každý typ dokladu má ve Fakturujsi.cz vlastní číselnou řadu. Když nemáte nastavenou žádnou vlastní řadu, čísluje se formátem ROKNNNN a ne-fakturové doklady dostanou rozlišovací předponu: cenová nabídka N20260001, zálohová faktura ZF20260001, daňový doklad k přijaté platbě DP20260001, dobropis D20260001 a příjmový doklad PD20260001. Faktura si záměrně drží holý formát bez předpony (20260001).

Díky oddělené řadě se vám čísla nabídek nepletou s ostrými fakturami. Vlastní formát (rok, oddělovač, počet číslic, reset) si nastavíte v sekci Nastavení → Číselné řady; jak celé číslování funguje a jak souvisí s variabilním symbolem, rozebírá návod číslování faktur a číselné řady.

Klient nabídku přijal — co dál

Jakmile klient nabídku odsouhlasí a zakázku si objedná, vystavíte na ni fakturu (nebo zálohovou fakturu, pokud chcete část peněz předem). Ve Fakturujsi.cz tuto fakturu vytvoříte jako nový doklad — v poli Typ dokladu zvolíte Faktura. Aplikace nepřevádí nabídku na fakturu jedním klikem: funkce Duplikovat zachovává typ původního dokladu (z nabídky vznikne znovu nabídka) a typ už vytvořeného dokladu v editoru nezměníte. K přechodu mezi typy proto slouží výběr typu u nového dokladu.

Aby vám přepisování položek z nabídky do faktury nezdržovalo, vyplácí se mít časté položky v katalogu produktů a služeb — do nové faktury je pak vložíte z ceníku místo ručního opisování.

Praktický příklad: nabídka na webové stránky

Tento článek není daňové ani právní poradenství.

Časté dotazy

Jak vystavím cenovou nabídku?

Založte nový doklad jako obvykle a při zakládání v poli Typ dokladu zvolte Cenová nabídka. Zbytek (odběratel, položky, poznámka s platností nabídky) vyplníte stejně jako u běžné faktury. Doklad dostane číslo z řady nabídek (předpona N).

Je cenová nabídka daňový doklad?

Ne. Cenová nabídka je nabídka ceny před objednávkou, ne daňový doklad — proto ji Fakturujsi.cz nezahrnuje do daňových přehledů, které sestavuje. Daňovým dokladem je až faktura, kterou vystavíte, když si klient zakázku objedná.

Jaký je rozdíl mezi cenovou nabídkou a zálohovou fakturou?

Cenová nabídka je nezávazné shrnutí ceny před objednávkou — klient se podle ní rozhoduje. Zálohová faktura (proforma) je výzva k platbě předem, kterou posíláte až tehdy, když chcete peníze dopředu. Ve Fakturujsi.cz jsou to dva různé typy dokladů s vlastními číselnými řadami (N a ZF) a ani jeden nevstupuje do daňových přehledů aplikace.

Můžu nabídku převést na fakturu jedním klikem?

Fakturu vystavíte jako nový doklad typu Faktura. Funkce Duplikovat zachovává typ původního dokladu (z nabídky vznikne znovu nabídka) a typ hotového dokladu už v editoru nezměníte, takže automatický převod nabídky na fakturu aplikace nenabízí. Opakující se položky si do nové faktury rychle vložíte z katalogu produktů.

Jak se čísluje cenová nabídka?

Cenové nabídky mají vlastní číselnou řadu, oddělenou od běžných faktur. Bez vlastní řady se čísluje N20260001, N20260002 atd. Vlastní formát si nastavíte v sekci Nastavení → Číselné řady.