Fakturu máte hotovou — a teď ji dostat ke klientovi. Nemusíte stahovat PDF, zakládat nový e-mail a ručně přikládat přílohu. Fakturujsi.cz umí fakturu odeslat e-mailem rovnou z aplikace: vygeneruje PDF, přiloží ho, předvyplní příjemce z kontaktu a připojí odkaz, přes který klient zaplatí online. V tomto návodu projdeme, jak fakturu odeslat, co e-mail obsahuje, co se přitom stane se stavem faktury a jak poslat víc faktur najednou.
Ve zkratce: V detailu faktury klikněte na Odeslat e-mailem. Příjemce se předvyplní z e-mailu odběratele, můžete upravit předmět i připsat vlastní zprávu. Faktura odejde jako PDF příloha spolu s odkazem na online platbu a faktura se automaticky přepne do stavu Odesláno. Aby odesílání fungovalo, je potřeba mít v nastavení zapojeného e-mail providera.
Než odešlete první fakturu: e-mail provider
E-maily s fakturami neodcházejí z nějaké obecné adresy — posílají se přes vašeho e-mail providera, kterého si jednou nastavíte v Nastavení → E-mail provider. Fakturujsi.cz podporuje vlastní SMTP server i služby Resend, Mailgun, SendGrid a Amazon SES. Vyplníte přístupové údaje (API klíč nebo SMTP přihlášení) a odesílací adresu se jménem.
Dokud providera nenastavíte, fakturu e-mailem neodešlete — a nefungují ani automatické upomínky. Aplikace vás na to upozorní: pokud odeslání selže kvůli chybějícímu nebo špatně nastavenému providerovi, dostanete hlášku, ať zkontrolujete nastavení SMTP, místo abyste se tvářili, že e-mail odešel. Nastavení najdete v Nastavení → E-mail provider.
Jak odeslat fakturu e-mailem krok za krokem
- Otevřete detail faktury, kterou chcete poslat (ze seznamu faktur na ni klikněte).
- Klikněte na Odeslat e-mailem. Otevře se okno „Odeslat fakturu e-mailem“.
- Zkontrolujte příjemce. Pole se předvyplní e-mailovou adresou odběratele, pokud ji má kontakt uloženou. Adresu můžete změnit nebo doplnit.
- Volitelně upravte předmět a připište zprávu — krátký osobní doprovod, který se v e-mailu zobrazí nad shrnutím faktury.
- Odešlete. Faktura odejde jako PDF příloha(soubor se jmenuje podle čísla faktury) a stav faktury se změní na Odesláno.
Pole příjemce je povinné — bez e-mailové adresy tlačítko odeslat nepustí. Předmět i zpráva jsou volitelné; když je necháte prázdné, e-mail dostane standardní předmět s číslem faktury.
Co klient v e-mailu dostane
E-mail není jen holá příloha. Klient v něm najde:
- Fakturu v PDF jako přílohu — přesně tu, kterou vidíte v aplikaci, včetně QR platby, pokud ji na faktuře máte.
- Shrnutí faktury v těle e-mailu: číslo, částku, datum splatnosti, číslo účtu a variabilní symbol.
- Odkaz na online platební stránku, kde může fakturu rovnou zaplatit — QR kódem, nebo kartou, pokud máte zapojenou platební bránu. Odkaz je zabezpečený a časově omezený.
- Vaši vlastní zprávu, pokud jste ji do okna napsali.
Odpovědi klienta míří na vaši organizační e-mailovou adresu (reply-to), takže když vám napíše zpět, dorazí to vám. Vzhled a text e-mailu si navíc můžete přizpůsobit vlastní šablonou e-mailu; bez ní se použije připravený český text.
Co se stane se stavem faktury
Faktura ve Fakturujsi.cz prochází stavy Koncept → Odesláno → Zobrazeno → Zaplaceno (plus Částečně zaplaceno, Po splatnosti a Stornován). Úspěšné odeslání e-mailem posune fakturu z konceptu do stavu Odesláno a zaznamená čas odeslání. Tím se z pracovního konceptu stává vystavený doklad, který už figuruje v číselné řadě.
Každé odeslání se zapíše do historie faktury, takže máte přehled, komu a kdy odešla. Jakmile je faktura zaplacená — ať bankou, nebo přes platební odkaz z e-mailu — může se díky automatickému párování plateb označit za uhrazenou sama.
Pozor na schvalování: Pokud máte v týmu zapnuté schvalování faktur a daná faktura čeká na schválení, aplikace odeslání zablokuje — nejdřív ji musí někdo schválit. Je to pojistka proti tomu, aby ven odešel doklad, který ještě neprošel kontrolou.
Hromadné odeslání více faktur
Nemusíte posílat faktury jednu po druhé. V seznamu faktur jde vybrat více dokladů a odeslat je e-mailem najednou. Každá faktura odejde svému odběrateli na e-mail uložený u jeho kontaktu, jako PDF příloha, a koncepty se při odeslání posunou do stavu Odesláno.
Hromadné odeslání přitom ohlídá krajní případy: fakturu, jejíž kontakt nemá uložený e-mail, přeskočí a vypíše ji (musíte adresu doplnit u kontaktu nebo ji poslat jednotlivě), a stornované faktury neodesílá. Na konci dostanete souhrn, co odešlo a u čeho byl problém.
Praktický příklad: faktura za web na jeden zátah
Ilustrativní příklad
Martin dokončil web pro klienta a vystavil fakturu 20260118 na 24 000 Kč. Odběratele má v kontaktech i s e-mailem.
V detailu faktury klikne na Odeslat e-mailem. Příjemce je už předvyplněný z kontaktu, takže jen do zprávy připíše „Dobrý den, posílám fakturu za hotový web, díky za spolupráci.“ a odešle. Klientovi dorazí e-mail s přílohou Faktura 20260118.pdf, shrnutím částky a splatnosti a tlačítkem na online platbu.
Faktura se Martinovi v seznamu přepne na Odesláno. Když klient o pár dní později zaplatí přes odkaz v e-mailu, platba se díky párování spáruje a faktura se označí jako Zaplaceno — Martin už nemusí dělat nic.
Tip: Teprve začínáte? Projděte si návod první faktura krok za krokem a přehled jak začít fakturovat jako OSVČ. Fakturu zvládnete vytvořit i obyčejnou větou přes AI fakturu.
Časté dotazy
Jak pošlu fakturu e-mailem?
Otevřete detail faktury a klikněte na Odeslat e-mailem. V okně zkontrolujte příjemce (předvyplní se z e-mailu odběratele), případně upravte předmět a připište zprávu, a odešlete. Faktura odejde jako PDF příloha a přepne se do stavu Odesláno.
Co když nemám nastaveného e-mail providera?
Pak fakturu e-mailem neodešlete a nefungují ani automatické upomínky. Nejdřív v Nastavení → E-mail provider zapojte SMTP nebo službu jako Resend, Mailgun, SendGrid či Amazon SES. Pokud odeslání selže, aplikace vám to řekne — netváří se, že e-mail odešel.
Dostane klient fakturu jako PDF?
Ano. Aplikace fakturu automaticky vygeneruje do PDF a přiloží ji k e-mailu (soubor pojmenovaný podle čísla faktury). V těle e-mailu navíc klient vidí shrnutí a odkaz na online platbu.
Můžu fakturu poslat na jinou adresu, než má kontakt?
Ano. Pole příjemce se jen předvyplní z e-mailu odběratele — před odesláním ho můžete přepsat na libovolnou adresu, třeba do účtárny klienta.
Jde odeslat víc faktur najednou?
Ano. V seznamu faktur označíte víc dokladů a odešlete je hromadně. Každá faktura jde svému odběrateli na e-mail z kontaktu. Faktury bez uloženého e-mailu u kontaktu se přeskočí a stornované se neodesílají; na konci uvidíte souhrn.
Změní odeslání stav faktury?
Ano. Úspěšné odeslání posune fakturu z konceptu do stavu Odesláno a zaznamená čas odeslání. Odeslání se zapíše do historie faktury.
Aktualizováno: 13. 10. 2026. Popis odesílání faktur e-mailem odpovídá aktuálnímu stavu platformy Fakturujsi.cz k tomuto datu; dostupnost jednotlivých kroků se může lišit podle vašeho tarifu a nastavení — aktuální možnosti vždy najdete přímo v detailu faktury a v nastavení e-mail providera.
Pošlete fakturu klientovi na pár kliků
PDF v příloze, platební odkaz v e-mailu a faktura rovnou ve stavu Odesláno — bez stahování a ručního přikládání. A když klient zaplatí, faktura se spáruje sama.
Vyzkoušet zdarma