Číslování faktur a číselné řady: jak číslovat doklady

Každá faktura potřebuje svoje jednoznačné číslo — a jakmile jich vystavíte pár desítek, chcete, aby na sebe navazovala v pěkné řadě a nemuseli jste další číslo pokaždé vymýšlet. Tomu slouží číselná řada: šablona, podle které Fakturujsi.cz přiděluje číslo automaticky. V tomto návodu si ukážeme, jak číslování funguje, jak si formát nastavit podle sebe a proč má každý typ dokladu vlastní posloupnost.

Proč na číslování záleží

Číslo faktury je její identifikátor: uvádí se v platbě, v účetnictví i v komunikaci s klientem. V praxi se čísla vystavují vzestupně a bez zmatků — přehledná řada usnadní dohledání konkrétního dokladu a působí profesionálně. Dobré číslování má tři vlastnosti: je jednoznačné (dvě faktury nikdy nesdílí stejné číslo), srozumitelné (na první pohled poznáte rok i pořadí) a konzistentní (formát se v čase svévolně nemění). Fakturujsi.cz všechny tři hlídá za vás.

Výchozí číslování: funguje hned

Nemusíte nic nastavovat. Když vystavíte první fakturu a nemáte žádnou vlastní řadu, systém přidělí číslo ve tvaru rok + čtyřmístné pořadí: 20260001, 20260002, 20260003 a tak dál. Další faktura v roce vždy dostane číslo o jedna vyšší.

Číslo se přiděluje bez mezer a bez recyklace: i když rozpracovanou fakturu smažete, systém další číslo počítá z nejvyššího dosud použitého, takže se žádné číslo nepoužije dvakrát. O jedinečnost se stará i sama databáze — dvě faktury stejného typu se stejným číslem do ní nelze uložit.

Každý typ dokladu má vlastní řadu

Fakturujsi.cz rozlišuje šest typů dokladů a každý z nich se čísluje samostatně. Aby se od sebe daly na první pohled odlišit, má ve výchozím číslování každý typ (kromě běžné faktury) svoji předponu:

Protože se každý typ čísluje zvlášť, začíná v novém roce každá řada od jedničky nezávisle na ostatních. Nová firma proto uvidí u faktury i zálohové faktury pořadí 0001 současně — není to chyba, jen dvě oddělené posloupnosti. Předpony (ZF, DP, D, PD, N) je od sebe vizuálně odliší.

Vlastní formát: sestavíte si ho v nastavení

Chcete jiný tvar — třeba prefix FV, dvouciferný rok nebo pořadové číslo na tři místa? V sekci Nastavení → Číselné řady si číselnou řadu sestavíte z několika stavebních dílů:

Ve výchozím stavu má šablona tvar {prefix}{YYYY}{number:4}, tedy předpona + čtyřciferný rok + čtyřmístné pořadí. Nastavení máte hned vedle živého náhledu, takže vidíte, jak bude příští číslo vypadat, ještě než řadu uložíte. Odlišnou řadu můžete mít pro každý typ dokladu.

Číslo faktury a variabilní symbol

Variabilní symbol se u faktury odvozuje z číslic jejího čísla (až deset číslic). Když má faktura číslo FV20260007, písmena se vypustí a variabilní symbol bude 20260007. Díky tomu se platba dá spolehlivě spárovat s fakturou podle VS — a stejný VS předvyplní i QR platba na faktuře.

Malá poznámka: protože se do VS berou jen číslice, může faktura 20260005 a zálohová faktura ZF20260005 nést stejný variabilní symbol 20260005. Jde o dva různé doklady se stejnými číslicemi — ne o chybu.

Praktický příklad: designér si zavede řadu FV

Číslování při přechodu z jiného systému

Přecházíte odjinud? Naimportované faktury si ponechají svoje původní čísla — nepřečíslují se podle nové řady, takže vám nevznikne mezera ani duplicita v historii. Vyplatí se ale po importu zkontrolovat nastavení číselných řad, aby nově vystavované faktury nedostávaly čísla, která už z minulého systému existují. Celý postup popisuje návod přechod z Fakturoidu.

Tento článek není daňové ani právní poradenství.

Časté dotazy

Jak změním formát čísla faktury?

V sekci Nastavení → Číselné řady. Zvolíte předponu, formát roku, počet číslic pořadí a jestli se má číslování každý rok resetovat. Živý náhled ukáže příští číslo ještě před uložením.

Musí být čísla faktur po sobě jdoucí a bez mezer?

Fakturujsi.cz přiděluje čísla vzestupně a bez recyklace — smazání rozpracované faktury nezpůsobí, že by se její číslo použilo znovu. Chcete-li mít jistotu, jak přesně mají být vaše doklady číslovány z pohledu účetnictví, obraťte se na svou účetní; tento článek popisuje chování aplikace, ne účetní ani daňové povinnosti.

Souvisí číslo faktury s variabilním symbolem?

Ano. Variabilní symbol se odvozuje z číslic čísla faktury (až deset číslic), případná písmena z předpony se vypustí. Faktura FV20260007 tak má VS 20260007. Díky tomu na sebe číslo, platba i párování navazují.

Proč mají faktura a zálohová faktura každá svoje číslo?

Každý ze šesti typů dokladů se čísluje ve vlastní řadě, aby se doklady nemíchaly. Ve výchozím číslování je odliší předpona (ZF u zálohové faktury, D u dobropisu a podobně); běžná faktura zůstává bez předpony. Pro každý typ si můžete nastavit i vlastní formát řady.

Zachovají se čísla při přechodu z jiného systému?

Ano. Importované faktury si ponechají svoje původní čísla a nepřečíslují se. Po importu jen doporučujeme zkontrolovat nastavení řad, aby nové faktury nezačaly u čísla, které už z minulosti existuje.