Konec měsíce, kvartál nebo roční závěrka — a účetní zase píše: „Pošli mi faktury a doklady.“ Když je pak sháníte po e-mailech, ve stažených PDF a v bance, ztratíte půl večera. Přitom data už máte na jednom místě: ve fakturaci. V tomto návodu si projdeme čtyři způsoby, jak dát účetní podklady bez papírování — od jednoho CSV souboru přes export do účetního programu až po automatickou synchronizaci — a poradíme, který se pro vás hodí.
Ve zkratce: Podklady předáte čtyřmi cestami — (1) pozvete účetní jako člena týmu s rolí Účetní, aby data viděla přímo v aplikaci; (2) stáhnete CSV faktur, nákladů a kontaktů za zvolené období; (3) vyexportujete XML pro účetní software (Pohoda, Money S3); (4) zapnete automatickou synchronizaci s Pohodou nebo ABRA Flexi. CSV export je i na tarifu Free, export do účetního softwaru a synchronizace na tarifu Business a vyšším.
Proč vůbec něco řešit — co účetní potřebuje
Účetní od vás obvykle potřebuje kompletní přehled vystavených faktur, přijatých dokladů (nákladů) a k tomu kontakty odběratelů a dodavatelů za dané období. Tradiční cesta — PDF v e-mailu — znamená, že to pak musí ručně opisovat. Když data předáte ve strojově čitelném formátu (CSV nebo XML pro její program), odpadá přepisování i chyby z něj. A pokud účetní pracuje ve stejném účetním systému, který fakturace umí, dá se přenos i zautomatizovat. Pojďme na jednotlivé varianty.
1. Pozvěte účetní jako člena týmu
Nejjednodušší je nechat účetní nahlédnout přímo do aplikace. V nastavení týmu jí pošlete pozvánku a přiřadíte systémovou roli Účetní. Ta je stavěná přesně na tenhle případ: dává přístup k finančním agendám — fakturám, kontaktům, nákladům, bance, reportům, daním, produktům, opakovaným fakturám i dokumentům — ale nepouští účetní do fakturace tarifu ani do správy členů týmu (to zůstává vlastníkovi).
Účetní tak má vždy aktuální data bez toho, abyste cokoli posílali. Pokud potřebujete oprávnění doladit ještě jemněji (třeba externí účetní, která smí i odesílat daňová přiznání, ale nesmí do nastavení), lze si v sekci rolí vytvořit vlastní roli na míru z 67 dílčích oprávnění. Vlastní role jsou součástí tarifu Business a vyššího; role Účetní jako systémová role je k dispozici vždy.
Pozor na počet míst: pozvat dalšího uživatele jde od tarifu, který má víc než jedno místo v týmu. Na tarifu Free jste v týmu sami — tam účetní data předáte exportem (bod 2 níže). Kolik míst má který tarif, najdete v ceníku.
2. Stáhněte CSV za období
Když chce účetní jen soubor, který si otevře a zpracuje po svém, stáhnete CSV export. Zvlášť pro faktury, náklady i kontakty, u faktur a nákladů s možností omezit datum od – do, takže pošlete přesně jeden měsíc nebo kvartál. Soubory se ukládají s BOM značkou, takže se v Excelu otevřou se správnou diakritikou a nerozsype se kódování. CSV export je dostupný na všech tarifech včetně Free.
Co v jednotlivých souborech je:
| Soubor | Co obsahuje |
|---|---|
| Faktury | Číslo, datum vystavení a splatnosti, odběratel a jeho IČO, částka, měna, DPH, celkem s DPH, stav a variabilní symbol. |
| Náklady | Číslo dokladu, datum, dodavatel, popis, částka, měna, kategorie a stav — tedy přijaté doklady, které účetní zaúčtuje. |
| Kontakty | Název, IČO, DIČ, e-mail, telefon a adresa — adresář odběratelů a dodavatelů pro založení v účetním programu. |
3. Vyexportujte XML pro účetní software
Pokud účetní pracuje v konkrétním programu, ušetříte jí ještě víc práce exportem přímo do jeho formátu — data pak jen naimportuje, nic nepřeklápí ručně. V sekci pro export do účetnictví vyberete období a formát:
- Pohoda (Stormware) — ve formátu dataPack v2.0 XML, který Pohoda umí naimportovat.
- Money S3 (Solitea/Cígler) — v XML formátu pro import do Money S3.
Export do účetního softwaru je součástí tarifu Business a vyššího. Jednotlivou fakturu navíc můžete vystavit i ve formátu ISDOC (český standard elektronické faktury) přes sekci E-fakturace — hodí se, když ji odběratel nebo státní instituce přijímá elektronicky.
4. Zapněte automatickou synchronizaci
Nejméně práce dá varianta, kde se nic nestahuje ani neposílá ručně. Automatická synchronizace posílá faktury, náklady i kontakty do účetního systému podle nastaveného rozvrhu a umí stáhnout i účtovou osnovu a střediska. O každém přenosu se vede záznam — kdy, co a jakým směrem se synchronizovalo, s podrobným chybovým hlášením, když něco selže.
Automatickou synchronizaci aktuálně nabízíme s konektory pro Pohodu (přes mServer) a ABRA Flexi. Je součástí tarifu Business a vyššího. Pokud účetní jede v jiném programu, použijete export ze bodu 3 (Pohoda, Money S3) nebo univerzální CSV.
A co externí účetní bez přístupu do aplikace? Když nechcete účetní zakládat účet, ale potřebuje vidět faktury jednoho klienta, hodí se klientský portál — přes jeden odkaz si stáhne PDF sama, bez hesla a registrace.
Který způsob si vybrat
| Situace | Doporučená cesta |
|---|---|
| Účetní chce nahlížet průběžně | Pozvat ji jako člena týmu s rolí Účetní (Starter a výš). |
| Stačí jednorázově soubor za období | CSV export (i na tarifu Free). |
| Účetní jede v Pohodě / Money S3 | Export do XML jejího programu (Business a výš). |
| Chcete přenos úplně bez práce | Automatická synchronizace — Pohoda nebo ABRA Flexi (Business a výš). |
Praktický příklad: uzávěrka za kvartál
Ilustrativní příklad
Lucie je OSVČ na tarifu Business a spolupracuje s externí účetní. Každý kvartál dřív skenovala účtenky a přeposílala PDF faktur e-mailem. Teď to má jinak: přijaté doklady rovnou fotí do aplikace, kde je AI vytěží, a vystavené faktury se samy párují s platbami.
Na konci kvartálu vybere období 1. 7. – 30. 9. a stáhne CSV faktur, nákladů i kontaktů — tři soubory, které účetní naimportuje do svého programu. Kdyby účetní jela v Pohodě, poslala by rovnou dataPack XML.
Celé předání zabere pár minut místo večera nad e-maily — a účetní nic nepřepisuje ručně.
Tip: Aby byly podklady kompletní, evidujte i přijaté doklady — účtenky a faktury od dodavatelů necháte AI vytěžit, takže vám v exportu nic nechybí. Teprve začínáte a řešíte první doklad? Projděte si první fakturu krok za krokem nebo si fakturu vyzkoušejte i bez registrace na AI faktuře zdarma. Řešíte k tomu DPH? Základ shrnuje průvodce DPH pro OSVČ.
Tento článek není daňové ani právní poradenství. Konkrétní způsob zpracování a rozsah podkladů si vždy potvrďte se svou účetní.
Časté dotazy
Musím účetní zakládat účet, aby viděla data?
Nemusíte. Pokud jí chcete dát průběžný přístup, pozvete ji jako člena týmu s rolí Účetní. Když stačí jen předat doklady, stáhnete CSV nebo XML a pošlete soubor. Pro nahlédnutí do faktur jednoho klienta bez registrace existuje i klientský portál přes přístupový odkaz.
V jakém formátu podklady předám?
Univerzálně v CSV (otevře se v Excelu i většině programů), nebo přímo v XML pro Pohodu (dataPack v2.0) a Money S3. Jednotlivou fakturu lze vystavit i jako ISDOC, český standard elektronické faktury.
Můžu vybrat jen jedno konkrétní období?
Ano. U faktur i nákladů zadáte datum od a do, takže vyexportujete přesně jeden měsíc, kvartál nebo rok podle toho, co účetní potřebuje.
Se kterými účetními programy funguje automatická synchronizace?
Automatická synchronizace aktuálně funguje s Pohodou (přes mServer) a ABRA Flexi. Pro Pohodu a Money S3 je navíc k dispozici XML export; do ostatních programů předáte data přes CSV.
Na kterém tarifu jsou tyhle funkce?
CSV export je na všech tarifech včetně Free. Export do účetního softwaru (Pohoda, Money S3) a automatická synchronizace jsou na tarifu Business a vyšším. Pozvání účetní jako člena týmu vyžaduje tarif s více místy v týmu. Aktuální rozsah podle tarifu najdete v ceníku.
Aktualizováno: 17. 9. 2026. Popis exportů, rolí a synchronizace odpovídá aktuálnímu stavu platformy Fakturujsi.cz k tomuto datu; dostupnost funkcí a jejich rozsah podle tarifu se může měnit — aktuální stav najdete v ceníku a v nastavení aplikace.
Předejte účetní data na pár kliknutí
Přestaňte shánět faktury po e-mailech. Ve Fakturujsi.cz máte doklady na jednom místě a účetní je předáte exportem, synchronizací nebo přístupem do aplikace. Vyzkoušejte fakturaci na autopilota.
Vyzkoušet zdarma