Tým a uživatelské role: přizvěte kolegu nebo účetní

Fakturaci málokdy dělá jeden člověk donekonečna. Dřív nebo později potřebujete pustit k dokladům účetní, přibrat kolegu, který bude vystavovat faktury, nebo dát někomu jen náhled bez práva cokoli měnit. Ve Fakturujsi.cz k tomu slouží tým a uživatelské role: pozvete člověka e-mailem a rolí určíte, co u vás smí dělat. V tomto návodu projdeme, jak někoho pozvat, co umí jednotlivé role, jak si nastavit vlastní role na míru a jaké pojistky brání tomu, abyste si omylem uzamkli přístup.

K čemu je tým a kdo ho ocení

Tým znamená, že pod jednou organizací pracuje víc lidí, každý se svým přihlášením a se svými právy. Nemusíte si nikomu půjčovat heslo ani přeposílat exporty — každý vidí přesně to, na co má mít přístup. Typicky to využijete, když:

• chcete dát účetní přístup k fakturám, nákladům a bance, ale ne do nastavení organizace a tarifu;
• máte kolegu nebo brigádníka, který bude vystavovat faktury a spravovat kontakty, ale nemá vidět reporty nebo bankovní pohyby;
• potřebujete někomu (třeba společníkovi) dát jen náhled na čísla, bez možnosti cokoli upravit.

Pokud řešíte hlavně předání dokladů účetní, podívejte se i na návod podklady pro účetní — role v týmu jsou jen jednou ze čtyř cest, jak účetní podklady předat.

Jak pozvat člena týmu

Pozvat nového člena může jen vlastník organizace. V sekci Nastavení → Tým zvolíte Pozvat člena, zadáte jméno a e-mail a vyberete roli. Co se stane dál, závisí na tom, jestli daný e-mail už účet ve Fakturujsi.cz má:

• Nový uživatel dostane e-mail s tlačítkem „Nastavit heslo a aktivovat účet“. Odkaz je platný 7 dní; po nastavení hesla se rovnou dostane do vaší organizace.
• Uživatel, který už účet má (třeba proto, že pracuje i v jiné organizaci), dostane pozvánku a přijme ji po přihlášení ve své aplikaci. Do té doby je členství vedené jako čekající.

Když člověku pozvánka propadne nebo ji přehlédne, stačí pozvání zopakovat — e-mail se pošle znovu. Role, kterou v pozvánce vyberete, je jedna ze tří: Administrátor, Účetní nebo Prohlížející. Vlastníkem zůstává zakladatel organizace; roli vlastníka pozvánkou nepředáváte.

Čtyři systémové role a co každá smí

Systémové role jsou připravené hned a pokryjí většinu situací. Jdou od plného přístupu po čistý náhled:

• Vlastník — plný přístup ke všemu. Jako jediný spravuje tarif a placení a může odebírat členy týmu. Organizaci zakládá a vlastníka nelze z týmu odebrat ani mu změnit roli.
• Administrátor — prakticky vše jako vlastník kromě správy tarifu a placení a odebírání členů týmu. Hodí se pro pravou ruku, která řídí každodenní provoz, ale nemá sahat na předplatné.
• Účetní — finanční agenda: faktury, kontakty, náklady, banka, reporty, daně, účetnictví, produkty, opakované faktury, měření času a dokumenty. Nemá ale přístup do nastavení organizace, správy týmu, integrací ani tarifu. Přesně role, kterou typicky dáte externí účetní.
• Prohlížející — striktně jen náhled. Vidí data napříč aplikací, ale nic nevytváří, needituje ani nemaže. Vhodné pro společníka nebo kontrolu, která má jen „číst“.

Systémové role nejdou upravit ani smazat — jsou to pevné šablony. Když vám ale nevyhovují přesně, můžete si na vyšších tarifech vytvořit vlastní role (viz dále) a každou systémovou roli použít jako výchozí bod.

Vlastní role na míru

Potřebujete něco mezi? Třeba obchodníka, který smí zakládat faktury a kontakty, ale nesmí vidět náklady a reporty? Na tarifech Business a Premium si v Nastavení → Role poskládáte vlastní role z desítek konkrétních oprávnění napříč celou aplikací — faktury, kontakty, náklady, banka, reporty, daně, produkty, dokumenty, integrace, tým, nastavení a další.

Editor zobrazuje přehlednou matici oblastí a akcí (Zobrazit / Vytvořit / Upravit / Smazat / Speciální) — u každé oblasti jen zaškrtnete, co má role umět. Celý řádek i sloupec jde přepnout najednou. Pár příkladů, co z toho složíte:

• Obchodní zástupce — plná práce s kontakty a vystavování a odesílání faktur, ale žádné náklady ani reporty.
• Sklad — jen produkty a náhled dokumentů.
• Externí účetní s podáním — vše jako role Účetní plus podání daní, ale bez přístupu do nastavení.

Vlastní roli pak členovi přidělíte stejně jako systémovou — v Nastavení → Tým se nabídne vedle systémových rolí. Smazat vlastní roli jde i po přechodu na nižší tarif; dotčení členové se jednoduše vrátí ke své systémové roli.

Pokud chcete jít ještě dál a nechat některé kroky (třeba vystavení dražší faktury) schvalovat, podívejte se na schvalovací workflow — to řeší, kdo co musí odsouhlasit, zatímco role řeší, kdo k čemu vůbec má přístup.

Změna role, odebrání člena a pojistky

Role není napořád — vlastník ji může komukoli kdykoli změnit nebo člena z týmu odebrat (odebrání ruší jen členství v organizaci, samotný uživatelský účet zůstává). Aby se tím nedal rozbít přístup, platí několik pojistek:

• Nemůžete změnit vlastní roli ani odebrat sami sebe — brání to tomu, abyste se omylem připravili o přístup.
• Vlastníka nelze odebrat ani mu změnit roli.
• Poslední správce zůstává — aplikace nedovolí odebrat administrátora, pokud by v organizaci nezůstal žádný další člověk s nejvyšším přístupem.

Změna se navíc projeví okamžitě: jakmile roli upravíte, oprávnění se přepočítají při dalším načtení a dotčený člen nemusí se odhlašovat a znovu přihlašovat. Každé pozvání, změna role i odebrání se zapisují do auditního záznamu, takže zpětně dohledáte, kdo komu kdy co nastavil.

Kolik uživatelů můžete mít

Počet uživatelů v týmu je dán tarifem a počítají se do něj přijatí členové (čekající pozvánka se do limitu nepočítá, dokud ji člověk nepřijme):

• Zdarma — 1 uživatel (jen vy).
• Starter — až 3 uživatelé.
• Business — až 10 uživatelů a navíc vlastní role.
• Premium — bez omezení počtu uživatelů.

Když na pozvání dalšího člena narazíte na limit tarifu, aplikace vás na to upozorní. Aktuální rozsah tarifů najdete vždy na stránce ceník.

Praktický příklad: pustit účetní jen k podkladům

Časté dotazy

Kdo může pozvat nebo odebrat člena týmu?

Pozvat nového člena, změnit mu roli i odebrat ho z týmu může jen vlastník organizace. Administrátor řídí běžný provoz, ale správa týmu a tarifu je vyhrazená vlastníkovi.

Jakou roli dát externí účetní?

Ve většině případů roli Účetní — dostane se k fakturám, nákladům, bance, reportům a dalším finančním oblastem, ale ne do nastavení organizace, správy týmu ani k tarifu. Když potřebuje víc nebo míň, složíte jí na tarifu Business nebo Premium vlastní roli.

Co se stane, když pozvu někoho, kdo už účet má?

Dostane pozvánku do vaší organizace, kterou přijme po přihlášení ve své aplikaci. Nemusí si zakládat nový účet — jen přepíná mezi organizacemi, ve kterých je členem.

Můžu někomu dát jen náhled bez práva měnit?

Ano, k tomu je role Prohlížející. Vidí data napříč aplikací, ale nic nevytváří, needituje ani nemaže.

Projeví se změna role hned?

Ano. Oprávnění se přepočítají při dalším načtení, takže dotčený člen se nemusí odhlašovat a znovu přihlašovat. Změnu navíc najdete v auditním záznamu.

Kolik lidí můžu do týmu přidat?

Záleží na tarifu — Zdarma 1 uživatel, Starter 3, Business 10 a Premium bez omezení. Vlastní role jsou dostupné od tarifu Business. Aktuální rozsah najdete na stránce ceník.